Από 1η Μαΐου 2026 ξεκινά η υποχρεωτική εφαρμογή της Β’ Φάσης του συστήματος myDATA που αφορά την ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης αγαθών.
Ακολουθεί μια απλή και ξεκάθαρη εξήγηση των υποχρεώσεων για όλες τις επιχειρήσεις.
1. Τι σημαίνουν οι δύο φάσεις;
Α’ Φάση – ήδη σε ισχύ
Σε αυτή τη φάση η επιχείρηση πρέπει:
- Να εκδίδει τα παραστατικά διακίνησης (π.χ. δελτία αποστολής).
- Να τα στέλνει ηλεκτρονικά στο myDATA.
- Να μπορεί να ελέγχει την πορεία των διακινήσεων μέσω QR Code.
Δηλαδή:
Όταν στέλνετε προϊόντα, πρέπει να εκδίδετε σωστά παραστατικά και να τα διαβιβάζετε στο myDATA.
Β’ Φάση – ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ από 1/5/2026
Από την ημερομηνία αυτή, προστίθενται νέες υποχρεώσεις:
- Το σύστημα θα παρακολουθεί ψηφιακά όχι μόνο την αποστολή, αλλά και τη διαδρομή του φορτίου (φορτώσεις – μεταφορτώσεις).
- Ο παραλήπτης (Λήπτης) θα πρέπει να σκανάρει το QR Code όταν παραλαμβάνει τα αγαθά.
- Ο Λήπτης πρέπει να κάνει έλεγχο ποσοτήτων & ποιότητας και να δηλώνει τυχόν διαφορές (πλεονάσματα ή ελλείμματα).
Με απλά λόγια:
Το myDATA «παρακολουθεί» πλέον ολόκληρη τη διακίνηση μέχρι να φτάσουν τα προϊόντα στον πελάτη.
2. Υποχρεώσεις του Λήπτη (παραλήπτη προϊόντων)
Όταν μία επιχείρηση παραλαμβάνει προϊόντα:
- Πρέπει να σκανάρει το QR Code του παραστατικού.
- Έτσι δηλώνει στο myDATA ότι παρέλαβε το φορτίο.
- Στη συνέχεια πρέπει να ελέγξει:
- αν οι ποσότητες ταιριάζουν
- αν η ποιότητα είναι σωστή
Αν βρει διαφορές, τότε μέσα σε 5 ημέρες πρέπει:
- να εκδώσει Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής, και
- να το στείλει στο myDATA.
Δηλαδή:
Ο παραλήπτης πρέπει πλέον να δηλώνει ηλεκτρονικά ό,τι δεν “ταιριάζει” με το παραστατικό.
3. Υποχρεώσεις Εκδότη & Λήπτη (Αποστολέα – Παραλήπτη)
3.1 Εκδότης (αυτός που στέλνει τα προϊόντα)
Πριν φύγουν τα προϊόντα:
- πρέπει να στείλει στο myDATA τα παραστατικά (τιμολόγια ή δελτία αποστολής).
3.2 Εκδότης – όταν παραλαμβάνει αγαθά
- Πρέπει να δηλώσει στο myDATA τα παραστατικά παραλαβής ή το δελτίο ποσοτικής παραλαβής, όταν χρειάζεται.
3.3 Εκδότης – όταν υπάρχουν αποκλίσεις
Αν ο Εκδότης διαπιστώσει διαφορές στις ποσότητες:
- πρέπει να διαβιβάσει Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής εντός 15 ημερών.
3.4 Λήπτης (παραλήπτης αγαθών)
Πρέπει:
- να δηλώνει την παραλαβή σκανάροντας το QR Code
- να διαβιβάζει ενδοκοινοτικές παραλαβές μέχρι την 20ή ημέρα του επόμενου μήνα
3.5 Λήπτης – Μεταφορτώσεις
Αν τα προϊόντα αλλάζουν όχημα/σημείο:
- ο κάθε ενδιάμεσος παραλήπτης πρέπει να σκανάρει το QR και να ενημερώνει το myDATA σε πραγματικό χρόνο.
Δηλαδή:
Κάθε στάδιο της διακίνησης πρέπει να «περνάει» ηλεκτρονικά στο myDATA.
4. Είδη παραστατικών διακίνησης
Τα περισσότερα παραστατικά διακίνησης έχουν την ένδειξη «Διακίνηση Αποθεμάτων».
Υπάρχουν όμως και ειδικοί τύποι (9.1, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2) που χρησιμοποιούνται όταν:
- στέλνουμε προϊόντα χωρίς αξία (π.χ. δελτίο αποστολής)
- παραλαμβάνουμε προϊόντα με αποκλίσεις (δελτίο ποσοτικής παραλαβής)
Με απλά λόγια:
Θα υπάρχουν συγκεκριμένα παραστατικά μόνο για διακίνηση προϊόντων, ανεξάρτητα από αξία.
5. Τι πρέπει να κάνουν άμεσα οι επιχειρήσεις
- Να βεβαιωθούν ότι τα συστήματα τους μπορούν να σαρώνουν QR Code.
- Να οργανώσουν την αποθήκη και τις διαδικασίες παραλαβής/παράδοσης.
- Να εκπαιδεύσουν το προσωπικό (οδηγούς, αποθηκάριους, υπεύθυνους παραλαβών).
- Να προσαρμοστούν για να μπορούν να δηλώνουν ποιοτικές και ποσοτικές αποκλίσεις στα προβλεπόμενα χρονικά περιθώρια.
Επομένως, απαιτείται οργάνωση, εκπαίδευση και τεχνική υποστήριξη ώστε να τηρούνται σωστά οι νέες υποχρεώσεις.
